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半年〜3ヶ月前 | 1ヶ月前 | 10日前〜引越当日
オフィス移転の流れ
 
何事も最初が肝心。早めのスタートを。
 
■移転日の選定
移転日の選定およそ引越日の半年前には、準備に入りましょう。社員数が300人を超える企業の場合は、さらに早い準備を行ったほうがベターでしょう。
移転日ですが、新築のビルに移転する場合、他の会社となるべく同じ日にならないようにリサーチしておきましょう。そうでない場合は、現在の契約状況や、業務の繁忙期などを考慮して移転日を決めておきましょう。
■部課ごとに担当を決める
部課ごとに担当を決めるオフィスの移転は、担当者一人で抱えきれない場合が多くあります。なるべく部課ごとに「届出・手続き担当」や「パソコン・機器担当」などの担当を決めて作業を割り振りましょう。先に担当を分けておくと、前日〜当日の梱包作業などの指示も容易になります。
■レイアウトプランの見直し
せっかくオフィスを移転するのですから、この機会にレイアウトを見直しましょう。社員へのヒアリングや、採用計画などを参考にします。
レイアウトプランが出来上がったら、なるべく詳しいレイアウト図を作成しましょう。 電源の位置、タップの数や、社内ネットワークの構築プランなども合わせて作成しておきます。特にレイアウト図は、引越当日に作業員に荷物の移動指示を行う際に不可欠ですので、必ず作成しましょう。
■物品のチェック
物品のチェック現在のオフィスにどれぐらいの物品があるのかをチェックします。
特に倉庫に入れっぱなしになっているものなどは、意外と忘れてしまい、引越当日に気がついて大慌てするケースもありますので、何処にどんな物品があるかを把握しておきましょう。
また、サーバーや業務用機械など、専門業者でないと移転できないものもありますので、それもこの機会にリストアップしておき、しかるべき業者を手配するようにしましょう。
■作業リストの作成
引越し完了までの作業チェックリストを作ります。グループウェアなどに登録しておいて、作業モレや抜けている項目などを他の社員が指摘できるようにしておくのも手です。
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